Automatisation des plannings pour l'ESF Val Thorens

Contexte

L’ESF Val Thorens (Ecole du Ski Francais) gere chaque jour l’affectation et la planification de dizaines de moniteurs de ski pendant toute la saison hivernale, du 23 novembre au 4 mai environ, soit plus de 160 jours d’exploitation en continu.

Chaque matin, les directeurs techniques devaient se connecter a leur interface de gestion, cliquer methodiquement pour generer les plannings au format PDF, puis les distribuer aux equipes sur le terrain. Une tache repetitive, chronophage, et surtout incompatible avec leur role premier : etre sur les pistes pour superviser l’activite, gerer les clients et reagir aux imprevus.

Le probleme

• 1h15 de travail manuel chaque jour : clics repetitifs sur l’interface pour generer les PDF un par un
• Interruptions constantes : appels telephoniques, clients a gerer, evenements imprevus — impossible de rester concentre derriere un ecran
• Directeur bloque au bureau au lieu d’etre la ou il est le plus utile : sur le terrain
• Risque d’erreurs : oubli d’un planning, mauvaise version envoyee, retard de distribution

Notre solution

Nous avons developpe un bot d’automatisation qui se connecte a l’interface de gestion de l’ESF, genere automatiquement les plannings PDF de la journee, et les envoie instantanement sur les smartphones des directeurs via l’application Telegram.

Le processus est entierement automatique :

1. Le bot se declenche chaque matin a l’heure configuree
2. Il accede a l’interface de planification et genere les PDF
3. Les fichiers sont envoyes directement sur Telegram aux directeurs concernes
4. Les directeurs recoivent une notification sur leur telephone, consultent le planning et sont operationnels — sans jamais avoir ouvert un ordinateur

Resultats

Plus de 200 heures recuperees par saison

1h15 par jour x 163 jours de saison = 203 heures economisees, soit l’equivalent de 25 jours de travail complets rendus a l’activite operationnelle.

Zero erreur, zero oubli

Le bot execute la meme tache avec une fiabilite de 100%, chaque jour, sans exception. Plus de risque d’envoyer le mauvais planning ou d’oublier une equipe.

Un directeur de retour sur le terrain

Le changement le plus significatif : les directeurs techniques sont desormais 100% disponibles sur les pistes des l’ouverture. Ils recoivent leurs plannings sur smartphone, peuvent les consulter et les partager depuis le terrain. Resultat direct : une meilleure gestion de l’activite, une reactivite accrue face aux imprevus, et une amelioration notable de la satisfaction des clients.

Un gain qui se cumule, saison apres saison

La solution fonctionne de maniere autonome, sans maintenance. Chaque nouvelle saison, ce sont 200 heures de plus qui sont automatiquement economisees.