Automatisation de la saisie tarifaire pour Adagio Aparthotels

Contexte

Adagio Aparthotels, marque du groupe Accor, exploite un parc d’environ 130 etablissements a travers l’Europe. Le pricing de chaque hotel doit etre ajuste en permanence en fonction d’une multitude de facteurs : concerts, evenements sportifs, vacances scolaires, salons professionnels, seminaires, jours feries — tout evenement susceptible d’impacter la demande et donc les tarifs.

C’est le service pricing qui nous a contactes, confronte a une realite operationnelle devenue insoutenable.

Le probleme

Un processus de saisie massif et repetitif

La mise a jour des tarifs dans les systemes de reservation etait entierement manuelle. Pour chaque hotel, pour chaque periode, pour chaque type de chambre, un operateur devait saisir les nouveaux prix un par un dans l’interface.

• 130 etablissements a mettre a jour regulierement
• Des centaines d’evenements par an a integrer dans la grille tarifaire
• Une mise a jour complete du parc prenait plusieurs semaines de travail

Un cout humain considerable

Pour absorber cette charge, Adagio mobilisait :

• 4 postes CDI a plein temps exclusivement dedies a la saisie tarifaire — soit environ 200 000 EUR de masse salariale annuelle (salaires + charges patronales)
• Des CDD en renfort pendant les periodes de forte activite (Noel, ete, evenements majeurs) — un surcout supplementaire de 40 000 a 60 000 EUR par an
• Au total : 240 000 a 260 000 EUR par an pour des taches de saisie sans valeur ajoutee strategique

Des risques operationnels permanents

• Erreurs de saisie : un mauvais prix sur un hotel peut entrainer des pertes de revenus significatives ou des situations commerciales embarrassantes
• Temps de correction : chaque erreur detectee necessitait une investigation et une correction manuelle, mobilisant encore plus de ressources
• Delais de reaction : quand un evenement etait annonce, il fallait des jours voire des semaines pour repercuter l’impact sur les tarifs des hotels concernes — un manque de reactivite face a la concurrence

Notre solution

Nous avons developpe une solution d’automatisation qui traite la saisie tarifaire par batch, hotel par hotel, directement dans les systemes de reservation d’Adagio.

Fonctionnement

1. Import des nouvelles grilles tarifaires : le service pricing prepare ses decisions de tarification (ce qui reste son coeur de metier et sa valeur ajoutee)
2. Traitement automatise par batch : le bot prend en charge la saisie pour chaque etablissement, appliquant les tarifs dans le systeme sans intervention humaine
3. Verification automatique : chaque saisie est validee par le systeme, eliminant les erreurs de frappe ou de copier-coller
4. Rapport de traitement : un recapitulatif est genere apres chaque batch, permettant au service pricing de verifier en un coup d’oeil

Performance

• Quelques minutes par hotel au lieu de plusieurs heures de saisie manuelle
• Le parc complet (130 hotels) traite en quelques heures au lieu de plusieurs semaines
• Execution possible a tout moment : le soir, le week-end, pendant les jours feries — le bot n’a pas de contraintes horaires

Resultats

Economies directes estimees : 200 000 EUR+ par an

Poste de cout	Avant	Apres	Economie
4 CDI saisie (salaires + charges)	~200 000 EUR/an	Redeployes sur des taches a valeur ajoutee	Cout reaffecte a des missions strategiques
CDD renforts pics d’activite	~40 000 - 60 000 EUR/an	Supprimes	40 000 - 60 000 EUR/an economises
Correction d’erreurs de saisie	Plusieurs heures/semaine	Quasi nul	Gain de productivite
Cout total de la solution	—	Fraction du cout humain	ROI atteint en quelques semaines

Gain de temps : de semaines a heures

• Mise a jour complete du parc : de 2-3 semaines a quelques heures
• Reactivite face aux evenements : tarifs ajustes en heures au lieu de jours
• Capacite a faire des mises a jour plus frequentes, donc des prix plus competitifs

Fiabilite : zero erreur de saisie

• Elimination complete des erreurs de frappe, de copier-coller, de confusion entre hotels ou periodes
• Suppression du temps passe a detecter et corriger les erreurs
• Securisation du chiffre d’affaires : un tarif errone en ligne peut couter bien plus que le prix de la solution

Redeploiement des equipes sur la valeur ajoutee

Le benefice le moins visible mais peut-etre le plus strategique : les 4 collaborateurs auparavant bloques sur de la saisie peuvent desormais se concentrer sur :

• L’analyse concurrentielle et l’optimisation des strategies tarifaires
• Le revenue management et la maximisation du taux d’occupation
• La relation avec les directeurs d’etablissements pour affiner les previsions
• L’innovation tarifaire : offres dynamiques, packages, promotions ciblees

Scalabilite

La solution s’adapte automatiquement a la croissance du parc. Que ce soit 130, 200 ou 300 hotels, le temps de traitement augmente lineairement de quelques minutes — la ou un processus humain aurait necessite de recruter proportionnellement.